Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di 30 giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta. Qualora la richiesta sia irregolare o incompleta, l'amministrazione, entro 10 giorni, ne dà comunicazione al richiedente, tramite posta elettronica ordinaria o certificata.
I termini di conclusione del procedimento di accesso potrebbero allungarsi se l’ufficio individua soggetti controinteressati. Ai sensi dell’art. 22 della Legge 241/90, si definiscono controinteressati le persone fisiche o giuridiche che, a causa dell'accesso agli atti, potrebbero vedere compromesso il loro diritto alla riservatezza.
L'amministrazione è tenuta a comunicare ai controinteressati la richiesta di accesso, inviando loro una copia della domanda. La comunicazione può avvenire tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o, se consentito, tramite PEC o altro mezzo telematico.
I controinteressati hanno 10 giorni di tempo, dalla ricezione della comunicazione, per presentare un'opposizione motivata alla richiesta di accesso.
Trascorso il termine per l'opposizione, l'amministrazione procede con la valutazione della richiesta di accesso, tenendo conto delle eventuali opposizioni presentate.
La comunicazione ai controinteressati può comportare una sospensione del procedimento di accesso, in attesa delle loro eventuali opposizioni.
Una volta protocollata e registrata la richiesta di accesso, l’ufficio competente provvederà ad inviare l’Avviso PagoPA relativo ai Diritti di Ricerca.
Solo a seguito della verifica dell’avvenuto pagamento, verrà fissato il giorno e l’ora per effettuare l’esame dei documenti.
In caso di assenza non comunicata, la richiesta di accesso sarà archiviata d’ufficio.
Dopo la visione delle pratiche estratte e dopo l’estrazione dei documenti di interesse, questi verranno inviati in formato digitale all’indirizzo e-mail indicato nell’istanza.